Schaap Holland

Basis van het bedrijf

“De IT is voor Schaap Holland echt de basis van het hele bedrijf.”, vertelt Tom Schaap, IT-manager bij Schaap Holland. “AGRIO is wat dat betreft steeds meer met ons meegegroeid. We zijn begonnen met alleen het pootgoed-gedeelte. Hier hadden we een systeem voor, maar de support hiervan stopte ermee. We zijn toen met een paar bedrijven bij elkaar gekomen om samen een nieuw programma te vinden. Wij hadden toen al een goede relatie met Newminds en zaten ook wekelijks bij hen op kantoor. We zijn vanaf dat moment gaan kijken hoe we Microsoft Business Central met AGRIO als geïntegreerde add-on konden uitbreiden voor andere doeleinden binnen ons bedrijf.”

Totaaloplossing

Tom vervolgt: “We hadden toen nog niet de intentie om het systeem alles over te laten nemen, maar dit is door de jaren heen wel zo gegroeid. We dachten bij iedere oplevering: “Als dit kan, waarom kan het volgende stuk er dan ook niet bij?”. We hebben hierbij het voordeel dat AGRIO ook gebruikt wordt door andere bedrijven in de foodsector. Hierdoor is er een sterke overlap waardoor er, als je gaat kijken naar een nieuwe feature, vaak alleen maar iets hoeft te worden aangepast of uitgebreid om het voor ons ook toepasbaar te maken.”

Maatwerk tegen lagere investering

“We hebben dus eigenlijk een maatwerkoplossing, maar tegen een veel lagere investering. Met AGRIO profiteren we van toepassingen die voor de andere gebruikers zijn ontwikkeld. Dit geldt voor ons, maar ook voor de andere gebruikers. We betalen allemaal een deel van de ontwikkeling van AGRIO. Systemen als SAP, ter vergelijking, zijn echt bedoeld voor multinationals. Het is een bizar goed programma, heel veel omvattend. Als je in zo’n systeem specifieke features wilt laten bouwen, dan is dat waanzinnig duur. Dat was voor ons echt niet te doen. Onze bedrijfsactiviteiten zijn zo specifiek, waardoor het geen optie was om dit binnen SAP te doen.”

Volledige integratie

“We zagen met AGRIO de mogelijkheid om het op een andere manier te doen. Voor elke bedrijfsactiviteit hadden we meerdere systemen, waaronder SAP, erg versnippert dus. We wilden dit integreren, zodat onze medewerkers niet zes verschillende programma’s hoefden te kennen en te gebruiken. Ook financieel en administratief is een versnipperde aanpak dramatisch, je bent alleen maar bezig om informatie van het ene systeem over te brengen naar het andere systeem. Met name daarom wilden we echt over naar één systeem waarin alles geïntegreerd is. Het traject met AGRIO liep toen al en we hadden het geluk dat we hierop konden doorbouwen en hiermee het hele bedrijfsproces konden ondersteunen in één systeem.”

Persoonlijk en betrokken

“De betrokkenheid van Newminds en het onderlinge contact was zo goed dat de keuze om met AGRIO verder te gaan snel was gemaakt. Newminds kent ons bedrijf heel goed en ze helpen ons ook met IT-zaken die niet direct betrekking op het systeem hebben. Er is heel veel kennis binnen het bedrijf en dat geeft ons een heel fijn gevoel. We hebben dan wel veel medewerkers, maar zijn ‘gewoon’ een MKB-bedrijf. Grote aanbieders zien je als klein bedrijfje wat ook een paar wensen heeft en dat is een heel andere samenwerking dan wanneer de algemeen directeur bij je op kantoor komt zitten om dingen door te spreken en te helpen met vraagstukken waar wij mee zitten.”

Concurrentievoordeel

“Je kunt heel veel concurrentievoordeel halen uit een goed systeem. De hele aardappelwereld, maar ook de hele foodsector, liep heel erg achter qua IT. Toen ik in 2017 bij het bedrijf kwam verliep 70% van de administratie nog in Excel. Dat is heel gevaarlijk! Je hebt totaal geen controle over allerlei stromen en geen inzicht in wat goed en fout gaat en wat voor kosten je maakt. Doordat we alles nu meer geborgd hebben zijn we future-proof en kunnen we veel beter keuzes maken. Ook het stukje uitstraling naar de klant vinden we hierin erg belangrijk. Doordat we onze keuzes met data kunnen onderbouwen komt dit heel anders over op de klant.”

Kwaliteitscontrole automatiseren

“Zeker als het gaat om de kwaliteit is data belangrijk. We hebben een tarreerlijn opgezet, waar aardappels op 150 verschillende punten worden gecontroleerd. Samen met Newminds en het bedrijf dat de RMA-lijn levert hebben we dit volledig geautomatiseerd, waardoor we binnen 3 minuten de uitslag hebben. Inclusief een kwaliteitsrapport die we aan klanten kunnen laten zien. AGRIO is voor ons dus erg belangrijk voor de concurrentiepositie in elke markt waarin we actief zijn.”

Positieve impact op de organisatie

“Met AGRIO zijn onze werkprocessen aanzienlijk vereenvoudigd en in sommige gevallen ook volledig geautomatiseerd, zoals bijvoorbeeld de volledige inkomende en uitgaande facturatie. Het hele proces van A tot Z zit in AGRIO. We zijn qua administratie van 5 medewerkers naar 3 gegaan. Op andere afdelingen is de impact wat lastiger in kaart te brengen. We zijn flink gegroeid, maar wel met dezelfde mensen. Hadden we deze groei gehad zonder automatisering, dan hadden we zeker mensen aan moeten nemen. De mensen die er nu zitten kunnen meer werk verzetten, omdat ze veel effectiever en efficiënter kunnen werken en meer gedaan krijgen in dezelfde tijd. We zijn een professioneler en gestructureerder bedrijf en maken keuzes op basis van data. Dat is echt te danken aan AGRIO.”