Aviko

IT binnen elk proces

“Elk proces binnen Aviko raakt ICT”, begint Jules de Vries, Business Proces Consultant bij Aviko, zijn verhaal. “Aviko heeft twee grote takken: de aardappelinkoop, wat valt onder Aviko Potato, en de verwerkingsfabrieken, die vallen onder Aviko. Met name de aardappelinkoop gebruikt de oplossingen van Newminds. Het zijn echt twee verschillende werelden met een grens aan de poort van de fabriek.”

Samenwerking van 25 jaar

“We zijn met Newminds in contact gekomen toen we zo’n 25 jaar geleden gingen kijken naar standaard pakketten. Er werd toen nog op papier vastgelegd hoeveel ritten een boer had en onderaan de streep werd in Excel een totaal geleverd vastgelegd met een prijs. We hebben het over 25 jaar geleden he, dus dat kon wel wat professioneler. We wilden meer structuur aanbrengen in de administratie en toen is er een ERP-pakket aangeschaft.”

Flexibele oplossing

“Om de tien jaar kijken we of de oplossing die we gebruiken nog bij ons past. We kijken dan of Microsoft Dynamics nog voldoet aan de wensen en acht jaar geleden is het kwartje weer naar Newminds gevallen, omdat we goede ervaringen hadden met het team van Level en later Newminds. We kozen weer voor Microsoft Dynamics, omdat het flexibeler is dan SAP. We hebben redelijk veel maatwerk voor Aviko, binnen SAP zouden we dat minder snel kunnen. Dat maakt Microsoft Dynamics super efficiënt voor ons.”

Maatwerk

“De automatische afrekening van de aardappelontvangst is maatwerk en vrij bijzonder. Maar ook de prijscorrecties, we verrekenen namelijk automatisch kwaliteitspremies, weegkosten, bonussen op knollen per kilo. Dit is heel specifiek agrarisch en aardappelgericht. We krijgen aardappels binnen in alle soorten en maten. Kleintjes, grote, dikke of lange dunne. Dat is een kwaliteitsaspect, is de kwaliteit goed dan krijg je een hogere prijs. Heel veel van deze checks worden automatisch gedaan, dat scheelt veel arbeid.”

Eerlijke prijs

“We vinden bij Aviko dat een boer recht heeft op een hogere vergoeding als de kwaliteit van de aardappel beter is dan die van een anderen boer. Het gaat om een eerlijke prijs en liefst zo mens-onafhankelijk mogelijk. Bij een menselijke controle zou de ene kwaliteitsmeester een hogere prijs kunnen toekennen dan een andere kwaliteitsmeester. Helemaal handwerk elimineren lukt niet, maar wel heel veel. De prijs is niet alleen eerlijk qua gewicht, maar ook qua controle.”

Verschillende contactvormen

“We werken ook nog eens met verschillende contractvormen ten opzichte van onze concurrenten. De standaard contractvorm is het betalen van een vaste prijs voor een aardappel, maar we hebben ook contractvormen waarin we zeggen: we kopen je aardappelen, maar we weten nog niet welke prijs we gaan betalen. Die prijs is vervolgens afhankelijk van bijvoorbeeld de hele prijsvorming tijdens het hele seizoen. Het is ook mogelijk om op de beurs te speculeren, deze friet-garantieprijs is ook een contractvorm. We bieden dan een bodemprijs, maar je deelt mee als de beursprijzen heel hoog zijn.”

Efficiënt door automatisering

“De verschillende contractvormen vragen om specifieke IT-processen, maar dankzij de automatisering kunnen we met twee à drie mensen alle aardappelen afrekenen die worden geleverd. Dat is zeer efficiënt, want alleen al in een fabriek in Steenderen ontvangen we 100 vrachtwagens per dag. Elke vrachtwagen levert zo’n 35.000 kilo aardappelen en dat is dus één fabriek en we hebben er elf! De vrachtwagens worden automatisch gewogen en gekoppeld aan een kenteken. Ook het tarreren gaat automatisch, dus we weten precies hoeveel grond er bij de aardappelen zit en welke maten de aardappelen hebben. De aardappelen worden vervolgens per week en per boer afgerekend.“

Productieplanning

“Dit is overigens niet het enige wat we samen met Newminds hebben geautomatiseerd. Denk ook aan de planning van de transportbedrijven die de aardappelen ophalen bij de boeren. We plannen ritten voor elf fabrieken van boer naar fabriek. We geven opdracht om op een bepaalde tijd de aardappelen op te halen en op een bepaalde tijd aan te bieden bij een specifieke fabriek. De fabrieken vragen om een x aantal vrachtladingen per dag en kunnen hierbij ook aangeven welke rassen ze willen hebben en op welke tijden ze de aardappelen willen ontvangen.”

Telerportaal

“Voor de boeren heeft Newminds ook het telerportaal gemaakt. Zodra een vrachtwagen van het erf afrijdt bij een boer en gekeurd wordt, dan kan de boer tien minuten later zien wat de kwaliteitsgegevens zijn van die vracht. Een boer, of teler, kan dus zelf al zijn vrachten volgen. We willen alles inzichtelijk maken, zelfs de ecologische voetafdruk. Dit laatste staat nog wel in de kinderschoenen, maar we maken mooie stappen in de hele keten”

Applicaties

We leveren behalve ERP ook portaal en apps aan aviko. Zo is er o.a. een buitendienst app waarmee monsters geregistreerd worden bij de teler, en een kiemregistratie app.

We hebben ook in 2021 tijdens de ingebruikname van de nieuwste fabriek van Aviko in België een belangrijke rol gespeeld door de fabriek van juiste aanvoergegevens te voorzien, en automatisch de teststraat aan te sturen zodra een auto gelost wordt met acceptatie en transportmonsters.

Structurele samenwerking

“De samenwerking is erg goed, we werken dan ook al jaren structureel één dag in de week samen. We zitten wekelijks met één of twee programmeurs van Newminds. We kijken naar nieuwe innovaties die we willen laten ontwikkelen, maar we hebben ook weleens een probleem waar we dan samen naar kijken. Of als nieuwe wet- en regelgeving wordt geïntroduceerd, dan moeten we dit ook in onze IT-oplossingen opnemen. We lopen als Aviko misschien niet altijd voorop in innovaties, maar onze menselijke samenwerking en de bereidwilligheid om dingen op te lossen zijn een belangrijk aspect van onze samenwerking. Mede daarom is de samenwerking al zo lang. Newminds kent de agrarische markt goed en dat is natuurlijk ook vrij bijzonder.”